SECARA singkat, kode etik merupakan pedoman tingkah laku atau aturan yang harus diikuti dan ditaati oleh anggota suatu lembaga – bisa perusahaan, organisasi sosial, komunitas, kelompok formal maupun non formal.
Menerapkan kode etik dalam perusahaan bisnis adalah langkah penting untuk memastikan operasi yang etis, transparan, dan sesuai dengan nilai-nilai perusahaan.
Semangat dalam penyusunan
Umumnya, lembaga menginvestasikan waktu dan dana yang cukup banyak ketika menyusun kode etik.
Tetapi upaya kuat tersebut kadang terhenti, ketika kode etik sudah berhasil disusun, seakan itu puncak pencapaian.
Padahal itu baru satu tahapan.
Hasil kode etik bukan dalam bentuk buku saku pedoman perilaku yang tercetak rapi dan indah. Tetapi sejauh mana dihayati dan dijalankan oleh targetnya.
Maka pelaksanaan kode etik adalah tahap sesungguhnya yang perlu terus menerus dijaga dan dikawal.
Pahami tujuan pembuatan kode etik
Hal pertama yang perlu dimiliki oleh semua pemangku kepentingan perusahaan adalah pemahaman yang cukup memadai akan tujuan dibuatnya kode etik.
Kode etik tidak hanya melindungi integritas perusahaan, tetapi juga membantu membangun kepercayaan dengan pelanggan, mitra bisnis, dan masyarakat. Kesadaran bahwa menaati kode etik itu penting tidak hanya sebagai kepatuhan terhadap aturan itu merupakan tahap awal yang tidak bisa dilangkahi.
Kesadaran tersebut akan membuat kode etik tidak cuma sekedar kelengkapan administrasi suatu organisasi tapi termasuk komponen utama yang akan melekatkan organisasi supaya berfungsi dan mencapai tujuan bersama.
Tampilkan Kode Etik dalam beragam bentuk dan metode
Kode etik perlu dibuat beragam bentuk, karena tipe pembelajaran orang itu berbeda-beda.
- Ada orang yang kategori visual – lebih cepat memahami ketika melihat;
- Ada yang tipe auditory – lebih senang mendengar;
- Ada yang lebih mudah mengerti ketika membaca;
- Ada yang lebih bisa mengerti, ketika dicoba praktikkan atau melalui gerak.
Maka kode etik bisa dicetak dalam bentuk buku, audio, video, poster, gambar, kartun.
Perlu berulang dan rutin
Kode etik diharapkan bisa didalami dan dijalankan secara sadar dan lebih baik lagi; bukan karena sekedar terpaksa.
Pemahaman yang dibangun tentu juga perlu proses dan strategi.
Supaya satu hal bisa menjadi kebiasaan maka kuncinya adalah diulang dan diulang. Perlu berulang dan rutin diulang.
Simpel dan gampang diingat
Bahasa dalam kode etik sebisa mungkin sesimpel mungkin. Supaya mudah diingat, tidak membingungkan ketika diajarkan dan dipelajari. Tidak rumit, ketika dijalankan, mengurangi penolakan dengan alasan ruwet.
Salah satu cara bisa menggunakan jembatan keledai misalnya. Bagian-bagian inti kode etik bisa dicari istilah simpel, unik, dan menarik sehingga gampang diingat.
Pelatihan kasus yang relevan
Setelah kode etik dikembangkan, langkah selanjutnya adalah melatih karyawan untuk memahaminya. Pelatihan ini harus mencakup contoh-contoh situasi nyata di mana kode etik akan diterapkan.
Format kode etik
Format yang paling umum adalah buku manual – buku saku.
Bentuk lain yang akan membantu pembelajaran sekaligus penilaian pengetahuan adalah dibuat kursus singkat – bisa online training yang perlu diselesaikan anggota lembaga dalam waktu tertentu. Dan kalau mencapai ambang nilai tertentu akan mendapat sertifikat kelulusan.
Bentuk lain pengajaran kode etik bisa menyediakan fitur interaktif tanya jawab di website – yang tentunya wajib aktif dipantau.
Hal lain yang bisa membantu mengingatkan anggota lembaga,komunitas adalah dengan selalu dicantumkan dalam proses komunikasi, misalnya sebagai end note email.
Selain itu, cara yang efektif untuk mengajarkan bisa lewat permainan.
Ketika acara besar lembaga misalnya peringatkan ulang tahun lembaga, dibuat kuis berhadiah tentang isi kode etik.
Penyampaian kode etik
Untuk menyampaikan kode etik, pimpinan tertinggi lembaga mutlak terlibat aktif.
Hal ini menunjukkan kepedulian dan dukungan dari pimpinan.
Tanpa dukungan jelas, kode etik itu tidak punya gigi untuk diterapkan terutama ketika ada pelanggaran.
Kode etik biasanya tidak hanya menyasar internal lembaga, tetapi juga akan terkait dengan pihak luar.
Misalnya bagaimana karyawan suatu lembaga berinteraksi dengan pihak-pihak luar. Maka, kode etik terkait poin tersebut perlu disosialisasikan ke pihak bersangkutan juga.
Kemudahan untuk diakses – dibaca atau dicari dengan mudah ketika dibutuhkan- juga akan mempengaruhi semangat untuk menggunakan kode etik tersebut.
Makin bisa diakses secara mandiri, makin berpeluang untuk dipelajari pula.
Sebaiknya setiap elemen dalam lembaga tersebut, secara formal menyatakan dukungan dan kepatuhan terhadap kode etik, bisa dengan cara tanda tangan persetujuan tiap orang.
Tinjau ulang atas kode etik
Kode Etik bukanlah sesuatu yang ‘sekali tertulis tetap tertulis’.
Walaupun itu merupakan panduan dan aturan baku, tetapi perlu ada ruang dinamis untuk reflektif alias ditinjau ulang dalam waktu tertentu.
Apalagi menghadapi perubahan yang tidak terelakkan –misalnya pandemi Covid– fleksibilitas menjadi salah satu kunci utama keberhasilan mempertahankan hidup lembaga.
Ketika ditinjau ulang, masukan-masukan perlu didapat dari berbagai pihak terutama anggota lembaga yang menjadi targetnya.
Tahapan peninjauan ulang juga termasuk mengetahui bagaimana pemahaman anggota terhadap kode etik tersebut.
Mungkin ada bagian yang kurang dipahami sehingga perlu dijelaskan kembali dengan pelatihan, atau ada bagian yang perlu ditinjau ulang karena redaksinya kurang jelas atau ambigu.
Tahapan pembuatan, pengenalan, pembelajaran, mengingatkan, melaksanakan, dan meninjau kembali merupakan satu rangkaian utuh.
Ini akan membuat kode etik itu tidak sekedar buku saku yang tersimpan rapi di rak atau laci para anggotanya. Tapi mewujud dalam perilaku dan tindak tanduk mereka.
Dorong budaya perusahaan yang positif dan terbuka
Dalam kode etik ada baiknya tidak hanya memuat sanksi atau hukuman tetapi juga penghargaan atas kepatuhan dan hal positif lainnya.
Budaya positif diyakini lebih mengena ke karyawan dibandingkan ancaman hukuman kalau dilanggar.
Selain itu, budaya perusahaan juga diusahakan terbuka. Ciptakan lingkungan kerja di mana karyawan merasa nyaman untuk berdiskusi dan mengangkat isu-isu etika tanpa rasa takut.
Dengan menerapkan kode etik yang baik, perusahaan tidak hanya menjaga reputasi mereka tetapi juga membangun budaya kerja yang sehat dan produktif. Ini akan mendorong kepercayaan dari pelanggan, mitra bisnis, dan masyarakat luas.
